Vacature: Front office manager

Nieuws 29 November 2017
Alle nieuwsberichten

HUBspot Leiden
HUBspot is hét bruisende centrum voor innovatie en ondernemerschap in Leiden. Het is een plek waar studenten, ondernemers, investeerders, docenten en bedrijven elkaar ontmoeten en inspireren, kennis opdoen en samen ondernemen. Met als doel om Leiden innovatiever te maken. HUBspot – Innovate Leiden!

Wat ga je doen?

HUBspot Leiden is de ontmoetingsplaats op Langegracht 70 voor iedereen in de regio Leiden die iets wil leren over ondernemen en innovatie of zelf aan de slag wil. We hebben een breed aanbod bestaande uit een eigen programma, een bruisende community en faciliteiten zoals kantoorruimte, bureaus en zalen. Als Front Office Manager beman je de receptie en ben je het eerste aanspreekpunt voor onze bewoners (huurders) en hun gasten en onze eigen gasten en de deelnemers aan onze events en programma’s: “You never get a second chance to make a first impression”. Tevens ben je contactpersoon voor organisaties die bij HUBspot Leiden een event organiseren en/of bijeenkomsten plannen. Dit betekent dat je voorafgaand, tijdens en na een event verantwoordelijk bent voor diverse zaken zoals afspraken m.b.t zaalhuur, benodigdheden, voorbereiding en opruimen na afloop (in nauwe samenwerking met onze huismeester). Hierbij zoek je steeds naar de optimale combinatie van professionaliteit, efficiëntie, gastvrijheid en waar mogelijk de verbinding met de ondernemers in ons pand. Jouw belangrijkste taak kortom is ervoor te zorgen dat iedereen die in ons pand rondloopt – bewoner, eventbezoeker of student – de weg kent en in zijn/haar behoeftes wordt voorzien. Hieronder vallen ook een aantal administratieve taken. Je werkt nauw samen met onze Community & Event Manager.


Taken

  • Gastvrouw (‘Customer Happiness Champion’) voor onze bezoekers (bewoners, hun gasten,studenten, eventorganisatoren etc.).
  • Ontzorgen’ van de opdrachtgever voor, tijdens en na events.
  • Verrichten administratieve werkzaamheden zoals aanmaken van (gast) internetaccounts,beheer van ons digitale sleutelsysteem, beheer van onze zaalreserveringssysteem etc.
  • Nieuwe bewoners wegwijs maken.
  • Groepen ontvangen als gastvrouw en hen rondleiden en naar de zaal begeleiden

De werktijden van de Front Office Manager zijn in overleg te bepalen; een optie is 5 dagen in de week van 8.30u tot 13.30u. Beschikbaarheid in de avond is wenselijk (max. 1x/week en tijd voor tijd).

Wie zoeken we?

  • Je hebt minimaal MBO denkniveau, met voorkeur voor een hospitality, facility of eventmanagement of vergelijkbare opleiding;
  • Je bent gastvrij en hebt een klant- en servicegerichte instelling;
  • Je hebt een representatieve uitstraling;
  • Je toont initiatief en steekt de handen uit de mouwen;
  • Je kunt werken in een dynamische, snel veranderende omgeving, en weet zelf structuur aan te brengen en oplossingen te bedenken;
  • Je bent communicatief vaardig in zowel Nederlands als Engels;
  • En het allerbelangrijkste: je bent superenthousiast om mee te bouwen aan het succes van HUBspot Leiden.

Wat bieden we jou?

We bieden je een afwisselende, flexibele baan waarbij je samenwerkt in een klein, jong team in een dynamische omgeving. Je komt in dienst bij de Universiteit Leiden voor de duur van één jaar met mogelijkheid tot verlenging bij goed functioneren. We bieden je een bruto salaris dat ligt tussen de € 1.775,- en € 2.647,- afhankelijk van je opleiding en ervaring (schaal 5 of 6, op basis van 1 FTE). Meer informatie over je aanstelling vind je onderaan deze vacature.

Solliciteren?

Wij maken graag kennis met jou! Stuur ons uiterlijk op dinsdag 12 december:

  • jouw motivatiebrief;
  • jouw CV; en
  • een filmpje van max. 1 minuut met daarin uitgelegd waarom jij onze nieuwe Front Office Manager bent. Je kunt hiervoor je smartphone gebruiken en het filmpje naar ons sturen per mail.

Je kunt je sollicitatie sturen naar raffi@hubspotleiden.nl. De eerste ronde gesprekken zullen plaatsvinden op maandag 18 december tussen 10.30u en 17.00u dus houd die datum alvast vrij!

Wil je meer informatie? Neem dan contact op met Raffi Balder, via raffi@hubspotleiden.nl / 06-186 44 789.

Informatie over je aanstelling
De aanstelling vindt plaats bij Luris, het knowledge exchange office van de Universiteit Leiden. Het bijbehorende UFO-profiel is Medewerker Front Office. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 1.775,- en maximaal € 2.647,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 5 of 6 CAO Nederlandse Universiteiten). Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kunt u nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl. De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu ondervertegenwoordigd zijn.